Ključna razlika: Kupac izdaje narudžbenicu prodavatelju s naznakom vrste kupljenih proizvoda, količine proizvoda, cijene i ukupnog iznosa koji je kupac spreman platiti prodavatelju. Nalog za kupnju predstavlja pravno obvezujući dokument koji kupac šalje prodavatelju. Račun je račun koji prodavac izda kupcu, navodeći proizvode, količine, dogovorene cijene proizvoda ili usluge koji se dostavlja kupcu. U računu se navode samo transakcije prodaje. U računu se navode i uvjeti plaćanja koji navode kako i kada se od kupca očekuje plaćanje, ili ako je kupac već uplatio novac unaprijed.
Narudžbenice i fakture dio su svakodnevnih poslovnih aktivnosti tvrtke. Svaki posao uključuje kupca i prodavatelja, koji je spreman kupiti robu i usluge, a drugi je spreman pružiti robu i usluge po cijeni. Narudžbenice i računi koriste se za praćenje zaliha, prodaje i dobiti. Oba su različiti tipovi dokumenata, jedan koji koristi kupac, a drugi prodavatelj.
Kupac izdaje narudžbenicu prodavatelju navodeći vrstu kupljenih proizvoda, količinu proizvoda, cijenu i ukupni iznos koji je kupac spreman platiti prodavatelju. Nalog za kupnju predstavlja pravno obvezujući dokument koji kupac šalje prodavatelju. One se najčešće koriste za kontrolu kupnje proizvoda i usluga od vanjskih dobavljača.
Nalog za kupnju važan je dio posla jer ukazuje na jasne namjere kupca, pomaže u zaštiti prodavača, neplaćanju, upravljanju dolaznim narudžbama, razinama zaliha i nalozima za otpremu. Nalog za kupnju sadrži ime kupca, naziv tvrtke, adresu tvrtke, kontakt broj, adresu za isporuku, ukupan iznos proizvoda koji se kupuje itd. Narudžbenice se također mogu koristiti za stjecanje financijske pomoći, kao što je prije otplate kredita, pošta kreditna institucija za otpremu, ustanova za financiranje trgovine, kreditna institucija za kupnju deviznog računa i kredit za umirovljenje računa. Danas se narudžbe za kupnju prenose elektroničkim putem, u usporedbi s tradicionalnim papirnim.
Račun je račun koji prodavac izda kupcu, navodeći proizvode, količine, dogovorene cijene proizvoda ili usluge koji se dostavlja kupcu. U računu se navode samo transakcije prodaje. U računu se navode i uvjeti plaćanja koji navode kako i kada se od kupca očekuje plaćanje, ili ako je kupac već uplatio novac unaprijed. Također se navodi datum dospijeća koji označava broj dana koje kupac mora platiti. Ponekad, prodavači također nude popust ako kupac plaća iznos prije roka je gore.
Račun sadrži: riječ fakturu, jedinstveni referentni broj, datum fakture, relevantne porezne uplate, ime i kontaktne podatke prodavatelja, ime i kontaktne podatke kupca, datum kada je proizvod poslan ili dostavljen, broj narudžbe, opis proizvoda / usluge (a), cijena proizvoda / usluge (a) ukupnog naplaćenog iznosa i uvjeti plaćanja. Račun se obično šalje nakon što se proizvodi / usluge dostave ili izvrše. Originalni papirnati računi zamijenjeni su elektroničkim.
